办公家具采购是一个比较复杂的过程，需要考虑到多方面的因素，如采购成本、品质、设计、功能、供应商选择等。下面将对呼和浩特办公家具采购流程进行解析，并提出降低成本和提高采购效率的建议。

一、办公家具采购流程解析

1. 需求分析：首先需要对办公环境和员工需求进行分析，明确需要购买的家具种类和数量。

2. 市场调研：通过参观展会、浏览网站、咨询同行经验等方式，了解市场上不同供应商的产品种类、品质、价格以及售后服务等信息。

3. 制定采购计划：根据需求和市场调研结果，制定采购计划，包括具体采购时间、预算、供应商选择标准等。

4. 寻找供应商：根据采购计划，选择潜在的供应商，并与其进行初步沟通，了解他们的产品、价格、交货能力、售后服务等情况。

5. 询价和比较：向选择的供应商发出询价，并收集各家供应商的报价单。在比较供应商的报价时，除了价格，还需考虑到产品质量、售后服务等因素。

6. 商务谈判：选定供应商后，进行商务谈判，确保价格、质量、交货时间等方面的协议达到双方满意。

7. 售后服务的约定：在合同中明确约定供应商的售后服务内容，如保修期限、维修方式、退换货政策等

8. 合同签订：在商务谈判结束后，与供应商签订正式的采购合同，并支付定金。

9. 供货管理：在供货过程中，及时跟踪供应商的交货进度，确保能按时到货，并及时处理可能出现的问题。

10. 验收和结算：收到货物后，对其进行仔细验收，确保质量符合要求。在验收合格后，进行结算，支付余款。

11. 售后服务：在使用过程中，如遇到质量问题或需要维修，及时联系供应商并享受其售后服务。

二、降低成本和提高采购效率的建议

1. 整合采购需求：对于大型企业，可以整合所有部门的采购需求，集中进行采购，从而获得大额采购的优惠和折扣。同时，也可以通过精细的计划，减少库存和闲置物资的数量，降低采购成本。

2. 多渠道寻找供应商：多渠道寻找供应商，如参加展会、浏览网站、咨询同行经验等，可以获得更多的选择，有助于在价格和服务方面获得更好的条件。

3. 和供应商建立长期合作关系：与供应商建立长期稳定的合作关系，可以获得更好的价格和更高的优先级，同时也能够建立起更好的沟通和协作机制，提高采购效率。

4. 考虑二手办公家具：对于有限的预算，可以考虑购买二手呼和浩特办公家具厂家。在选择供应商时，需认真检查家具的质量和使用年限，并与供应商谈好售后服务，确保后续维修和更换的便利性。

5. 品牌谈判：对于一些知名品牌的办公家具，可以尝试与供应商进行品牌谈判，争取更好的价格和服务。同时，对于某些品牌，则可以考虑选择成本更低但品质相对可靠的替代品。

6. 优化供货管理：及时跟踪供应商的交货进度，与其保持有效的沟通，并确保能按时到货。并且，加强库存管理和物流协调，提高采购效率。

7. 配套设备齐全：在采购办公家具时，需考虑到配套设备的需求，如电脑桌需要考虑能否合适放置计算机主机、显示器等，避免后期的额外花费。

8. 保养与维修：定期对呼和浩特办公家具进行保养和维修，延长使用寿命。另外，可以与供应商谈好保修期限和维修方式，以减少后期的额外费用。

总结起来，降低成本和提高采购效率需要综合考虑市场调研、供应商选择、谈判、售后服务等各个环节。通过整合采购需求、寻找供应商的多种渠道、建立长期合作关系、品牌谈判以及优化供货管理等方式，可以有效降低成本，提高采购效率。